Kit Digital para bares y restaurantes: qué digitalizar primero

Empieza por lo que más trabajo te quita

En hostelería, el tiempo se va en tareas que se repiten cada día: contestar al teléfono para dar el horario, apuntar reservas en una libreta, cuadrar la caja al cierre o buscar las facturas de proveedores cuando las pide la gestoría. Digitalizar un bar o un restaurante no consiste en comprarlo todo a la vez, sino en elegir cuál de esas tareas te cuesta más y resolverla primero.

Para ordenar prioridades, sigue el recorrido del cliente: lo que ve antes de venir, lo que ocurre en sala y lo que pasa después del servicio. Cada etapa tiene su herramienta:

• Antes de venir: ficha en mapas, web sencilla y carta actualizada.
• Al reservar: un sistema que no duplique mesas ni dependa de una libreta.
• En sala: TPV con comandas a cocina y cobro rápido.
• Después: reseñas, facturación ordenada y datos claros para la gestoría.

Ficha, web, carta y reseñas: lo que ve el cliente

Para muchos clientes, la ficha del negocio en buscadores y mapas es la primera impresión. Comprueba que el horario sea el real, también en festivos y vacaciones, que el teléfono funcione y que las fotos muestren el local y los platos tal como son. Es la tarea más barata de esta lista y una de las que más llamadas evita.

La web puede ser corta: quiénes sois, carta, horario, cómo llegar y cómo reservar. Publica la carta como texto en la propia página, no solo como foto o PDF, para que se lea bien en el móvil y la encuentren los buscadores. Actualízala el mismo día que cambies platos o precios y mantén la información de alérgenos coherente con la del local. La carta con código QR ahorra impresiones, pero ten una versión en papel para quien la prefiera.

Responde las reseñas con calma y en pocos días, también las negativas, sin discutir y ofreciendo una vía para resolver el problema. Nunca publiques ni encargues opiniones falsas. En redes basta con una o dos y un ritmo sostenible: el menú del día, un plato nuevo o un cambio de horario, con fotos propias.

Reservas sin perder el control de la sala

Un sistema de reservas en línea reduce llamadas y permite reservar a cualquier hora, pero solo funciona si todas las reservas acaban en el mismo sitio. Si entran por teléfono, por la web y por una plataforma externa, necesitas un único calendario que vea toda la sala; si no, las mesas duplicadas aparecen justo el sábado por la noche.

Antes de elegir herramienta, compara condiciones y no solo funciones. Estas preguntas son las que más diferencian unas opciones de otras:

• Si cobra una cuota fija, una comisión por comensal o ambas.
• De quién son los datos de los clientes y si puedes exportarlos.
• Si envía confirmaciones y recordatorios para reducir las mesas que no se presentan.
• Si permite pedir una señal para grupos o fechas señaladas.
• Si el personal puede gestionarla desde la tablet o el TPV en pleno servicio.

TPV, comandas y facturación

El TPV es el corazón digital de un bar. Uno bien configurado envía las comandas a cocina o a barra sin papeles que se pierden, separa cuentas sin cálculos a mano, cuadra la caja al cierre y te dice qué se vende más y a qué horas. Esa información vale tanto como el cobro: te ayuda a ajustar la carta, los turnos y las compras.

Como el TPV emite tickets y facturas, la normativa de facturación también te afecta. Según el texto consolidado del Real Decreto 1007/2023 en el BOE, tras su modificación por el Real Decreto-ley 15/2025, los sistemas de facturación deben estar adaptados antes del 1 de enero de 2027 en el caso de los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y antes del 1 de julio de 2027 para el resto, como los autónomos que tributan en el IRPF. Esas fechas ya se han cambiado dos veces y hay excepciones, así que confírmalas con tu gestoría y pide al proveedor por escrito cómo cumple su programa.

Pide una demostración con tu carta real: platos con variantes, mesas de terraza, invitaciones, cierre de caja y exportación de ventas para la gestoría.

El ordenador de la barra y el de la oficina

El terminal del TPV debe dedicarse a vender: navegar, abrir el correo o descargar archivos desde él puede dejarte sin cobrar en pleno servicio. Para pedidos a proveedores, cuadrantes del personal, facturas recibidas y gestoría, conviene un ordenador aparte, aunque sea un portátil sencillo que se guarda al terminar.

Separa también la red: una wifi para clientes y otra para el TPV, el datáfono y el ordenador de gestión. Comprueba que los datos de ventas se copian fuera del terminal y que sabrías recuperarlos si el equipo se estropea un viernes.

Un ejemplo para aterrizarlo

Por ejemplo, un bar con terraza y cuatro empleados que apunta las reservas en una libreta, cobra con una caja registradora y entrega a la gestoría una carpeta de papeles cada trimestre. Un orden sensato sería, primero, poner al día la ficha en mapas y publicar una web sencilla con la carta; después, implantar un TPV con comandas a cocina y cierre de caja; y por último, centralizar las reservas en un solo calendario y las facturas de proveedores en una carpeta que la gestoría pueda consultar.

Es un ejemplo hipotético para ilustrar el orden de los pasos, no una previsión de resultados.

Qué categorías del Kit Digital encajaban

En las convocatorias anteriores, estas piezas se repartían entre varias categorías: la I, «Sitio web y presencia básica en internet»; la III, «Gestión de redes sociales»; la XI, «Presencia avanzada en internet»; la VI, «Gestión de procesos», que según las bases incluía la facturación con presupuestos, albaranes y facturas, el inventario y las compras; y la VII, de facturación y factura electrónica. El hardware, como el terminal del TPV o la impresora, quedaba en general fuera, salvo que fuera imprescindible para prestar la solución.

Un bar con cuatro empleados estaba en el Segmento II, de 3 a menos de 10 empleados, con un bono de 6.000 €. La categoría «Puesto de trabajo seguro», que incluía un ordenador, era solo para el Segmento III. Todas las convocatorias están cerradas desde el 31 de octubre de 2025 y no hay ninguna convocatoria oficial de «Kit Digital 2027».

Tu primer paso esta semana

Busca tu bar en el móvil como un cliente nuevo y anota lo que esté desactualizado. Después, cuenta durante una semana las llamadas para preguntar el horario o reservar: sabrás si empezar por la ficha y la web o por las reservas y el TPV. Si quieres, en esta web puedes apuntarte para recibir un aviso si se publica una nueva convocatoria y pedir ayuda para elegir ordenador y solución.